イマドキの組織づくり~フォルダ管理はもう古い?
前回の投稿で、弊社のメールアドレスの方針についてお話させていただきました。
部署や機能毎の代表アドレスの作成は、「脱ヒト依存」という観点からも大事だと思っています。
(もちろん、担当者毎のアドレスも、取引先様との信頼関係を構築する上で重要です。)
そして、チームで仕事をするにあたり、ドキュメント管理やナレッジ共有も大事ですね。
そこでAIソフィアさん(Chat-GPT 4o)に聞きながら、情報管理・情報共有システムの導入を進めています。
試行錯誤していると、フォルダの概念が無いシステムがあり、ふと思ったこと。
「フォルダ管理はもう古いのか?」
フォルダは「1対1」の親子関係、「複数 対 複数」の関係がつくりにくいと、よく聞きます。
Gmailもフォルダを廃止していました。
ソフィアさん曰く、「検索」と「ラベル(タグ)」による管理が最近では主流となっているそうです。
たしかに、フォルダ階層を追うより、「キーワード」で検索したほうが早いですよね。
階層が深すぎると、ベテランしかたどり着けないファイルがあったり。。
ただ「キーワード」が思いつかないこともあるので、フォルダ管理とラベル(タグ)管理を併用するのが良さそうです。
ソフィアさんからは、導入の段階で、組織全体を網羅して情報を整理し、階層構造やタグを設計しておくことを勧められました。
調べてみるとWindowsでもタグ管理ができるようですが、設定や検索にひと手間かかりそうです。
外部リンク:Windowsでもタグでファイル管理できるって知ってた?
弊社では引き続き、一元管理や効率化を進めていますので、またキヅキがあればブログで共有させていただきます。
皆さまの事例やご質問も、コメント欄やお問い合わせからいただけると嬉しいです。