イマドキの組織づくり~フォルダ管理はもう古い?

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前回の投稿で、弊社のメールアドレスの方針についてお話させていただきました。

部署や機能毎の代表アドレスの作成は、「脱ヒト依存」という観点からも大事だと思っています。
(もちろん、担当者毎のアドレスも、取引先様との信頼関係を構築する上で重要です。)

そして、チームで仕事をするにあたり、ドキュメント管理やナレッジ共有も大事ですね。

そこでAIソフィアさん(Chat-GPT 4o)に聞きながら、情報管理・情報共有システムの導入を進めています。

試行錯誤していると、フォルダの概念が無いシステムがあり、ふと思ったこと。

「フォルダ管理はもう古いのか?」

フォルダは「1対1」の親子関係、「複数 対 複数」の関係がつくりにくいと、よく聞きます。

Gmailもフォルダを廃止していました。

ソフィアさん曰く、「検索」と「ラベル(タグ)」による管理が最近では主流となっているそうです。

たしかに、フォルダ階層を追うより、「キーワード」で検索したほうが早いですよね。

階層が深すぎると、ベテランしかたどり着けないファイルがあったり。。

ただ「キーワード」が思いつかないこともあるので、フォルダ管理とラベル(タグ)管理を併用するのが良さそうです。

ソフィアさんからは、導入の段階で、組織全体を網羅して情報を整理し、階層構造やタグを設計しておくことを勧められました。

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調べてみるとWindowsでもタグ管理ができるようですが、設定や検索にひと手間かかりそうです。

外部リンク:Windowsでもタグでファイル管理できるって知ってた?

弊社では引き続き、一元管理や効率化を進めていますので、またキヅキがあればブログで共有させていただきます。

皆さまの事例やご質問も、コメント欄やお問い合わせからいただけると嬉しいです。

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